การเขียน job description กับการประเมินค่างาน

Posted: มกราคม 15, 2012 in HR : Human Revolution
ป้ายกำกับ:, , ,

การเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน หรือ job description โดยปกติแล้วเราจะใช้แบบฟอร์มและวิธีการเขียนในรูปแบบที่เป็น format หรือ pattern ตามมาตรฐานที่สามารถจะใช้เทียบเคียงกันกับระดับตำแหน่งในตลาดแรงงานได้ หรือบางทีไม่ต้องคิดอะไรมาก เล่นง่ายหน่อยก็ใช้วิธีคัดลอกของผู้อื่นที่เราสรรหามาได้ นำมาบัญญัติไว้เป็นเอกสารหลักฐานอ้างอิงของเราเสียเลย เพราะดูแล้วชื่อตำแหน่งเหมือนกันก็น่าจะทำงานคล้าย ๆ กัน แต่ความเป็นจริงแล้วงานของแต่ละที่ถึงแม้จะเป็นธุรกิจหรืออุตสาหกรรมเดียวกัน แต่ถ้าอยู่ต่างองค์กรหรือต่างบริบทกัน ก็น่าจะมีส่วนที่แตกต่างกันไม่มากก็น้อย ดังนั้นรูปแบบและวิธีการเขียนของ job description ในแต่ละที่จึงควรที่จะมีโครงสร้างและเนื้อหาที่แตกต่างกันไปบ้าง ซึ่งจะต้องสามารถบรรยายลักษณะงานของใครของมันได้ดีและชัดเจนที่สุด

จริง ๆ แล้ว ประโยชน์ของ job description นั้นมีมากมายหลายอย่างทั้งต่อตัวคนทำงานที่ดำรงตำแหน่ง บุคลากรฝ่าย HR ผู้บริหารองค์กร และคนหางาน มีประโยชน์ทั้งด้านการสรรหาว่าจ้างบุคลากร การฝึกอบรมและพัฒนา การบริหารผลการปฏิบัติงาน การบริหารผลตอบแทน และอื่น ๆ แต่สำหรับบทความตอนนี้จะมาพูดถึง ความสัมพันธ์ระหว่าง job description กับ job evaluation หรือ “การประเมินค่างาน” นั่นเอง เพราะเวลาเราประเมินค่างานเราดูจาก  JD เป็นหลัก ว่าตำแหน่งนั้นตำแหน่งนี้ทำงานอะไรยังไง จึงจะประเิมินได้ว่าค่างานของตำแหน่งควรเป็นเท่าไหร่ ควรมีค่างานมากหรือน้อย สูงกว่าหรือต่ำกว่าเมื่อเทียบกับตำแหน่งอื่น ๆ

แต่เท่าที่เคยเห็นมายังไม่เคยพบว่า มี job description ที่ถูกออกแบบมาให้เอื้ออำนวยให้แก่การประเมินค่างานอย่างเป็นระบบ นั่นเป็นเพราะว่า ตอนทำ job description ไม่ได้คิดข้ามช็อตไปถึงเรื่องการประเมินค่างาน เพราะอาจจะไม่รู้ หรืออาจจะมองแยกส่วนกันเป็นเรื่อง ๆ แต่ถ้าหากใครก็ตามที่มีโอกาสได้มาอ่านบทความตอนนี้ ก็ขอบอกไว้เลยว่า สิ่งที่ผมต้องการจะเสนอไว้ให้พิจารณาก็คือ การออกแบบ job description ให้มันสามารถใช้ประโยชน์ได้มากกว่าเดิมที่ทำเสร็จแล้วเสร็จเลย จัดเก็บเข้าแฟ้ม เข้าโฟลเดอร์อย่างดีเป็นที่เรียบร้อย แล้วก็ไม่ไ้ด้ใช้อะไรมากเท่าที่ควร นานวันไปก็ไม่อัพเดท เพราะคนเปลี่ยน งานเปลี่ยน แต่เอกสารไม่เคยเปลี่ยน

แต่มาวันนี้เราสามารถทำให้ job description ที่เป็นสแตนดาร์ด (หรือเรียกขำ ๆ ว่า งานดาด ๆ) กลายมาเป็นงานเชิงกลยุทธ์ได้ เพราะเรานำมาคิดเชิงบูรณาการเข้ากับการประเมินค่างานนั่นเองหลายองค์กรอาจจะไม่รู้ว่างานปกติของแต่ละตำแหน่งทำอะไรกันอยู่บ้าง (เพราะ job description ไม่มี หรือ ไม่ชัดเจน) และอีกหลายองค์กรที่บอกไม่ได้ว่างานตำแหน่งไหนสำคัญมากน้อยกว่ากัน (เพราะไม่เคยมีการประเมินค่างาน) แต่จากนี้ต่อไปเราจะทำให้งานมันชัดเจนและสร้างคุณค่าเพิ่มระดับองค์กรได้ด้วยการออกแบบ job description ให้สอดคล้องกับการประเมินค่างาน หรือถ้าจะให้ง่ายกว่านั้นก็คือ ระบุค่างานไว้ใน job description ของตำแหน่งไปด้วยเลยว่า ตำแหน่งนี้มีค่างานกี่คะแนน (ในกรณีที่ใช้วิธีประเมินแบบให้คะแนน)

แล้ววิธีการออกแบบ job description ให้มีความสัมพันธ์กับการประเมินค่างานทำอย่างไร คำอธิบายเพิ่มเติมก็คือ ให้สอดแทรกแบบฟอร์มสำหรับประเมินค่างานแบบย่อ ๆ ลงไปในใบ JD ด้วยเพื่อที่จะทำให้ง่ายต่อการประเมินค่างาน เรียกได้ว่า ดู JD ปุ๊บ ประเมินค่างานตามได้ปั๊บเลย

ยกตัวอย่างสมมติว่าเราใช้วิธีการประเมินค่างานแบบให้คะแนนปัจจัย เราก็ต้องกำหนดให้เสร็จก่อนว่าจะใช้ปััจจัยอะไรบ้างที่มีความสำคัญในงานมาเป็นปัจจัยในการประเมิน แล้วให้นำเกณฑ์ปัจจัยในการแบ่งระดับงานแทรกเข้าไปในส่วนหนึ่งของแบบฟอร์มในใบ JD ด้วย เช่น

ปัจจัยด้านความเสี่ยงอันตราย
1. มาก
2. ปานกลาง
3. น้อย

หรือ

ทักษะ……..ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง
1.  อ่อน
2. พอใช้
3. ปานกลาง
4. ดี
5. ยอดเยี่ยม

ซึ่งเราสามารถที่จะมาติ๊กเครื่องหมายถูก วงกลม หรือ กากบาทได้ หลังจากนั้นเราก็จะได้นำไปถอดรหัสแปลงค่าเป็นคะแนน คิดคำนวณออกมาเป็นค่างานได้ต่อไป คล้าย ๆ กับการทำเครื่องมือวิจัยประเภทแบบสอบถามนั่นเอง สามารถนำมาประยุกต์ใช้กันได้ ถ้ามีพื้นฐานความเข้าใจ

โดยสรุป ก็คือ การทำ job description ที่มีการคำนึงถึงการไปใช้ต่อเรื่องการประเมินค่างานจะเป็นสิ่งหนึ่งที่สามารถยกระดับงาน HR แบบเสมียนธุรการให้เป็น strategic partner ได้ ไม่มากก็น้อย เพราะเมื่อเราทราบลักษณะงานที่ชัดเจนแล้ว เราก็ยังสามารถบอกระดับคุณค่าของตำแหน่งงานได้ด้วย หลังจากนั้นเราจะนำไปทำโครงสร้างเงินเดือน บริหารโครงสร้างตำแหน่ง เปรียบเทียบการแข่งขันในตลาด หรือไปทำอะไรต่อก็มีข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้อย่างเป็นระบบ

ลองทำดูนะครับ ถ้าใครทำได้ก่อน ท่านจะเป็นผู้นำด้าน job description เชิงกลยุทธ์ ในอนาคต   ถ้าติดขัดอะไรถามผมได้ (แต่ผมตอบได้หรือเปล่าก็อีกเรื่องนึง 55555)

About these ads

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s