ตัวอย่างการวิเคราะห์และออกแบบงานที่ไม่ดี

Posted: กันยายน 22, 2016 in HR : Human Revolution, OD : Organization Designation
ป้ายกำกับ:, , ,

เรื่องของการวิเคราะห์อัตรากำลัง ถ้าทำได้ไม่ดีก็จะส่งผลให้ ปริมาณงานกับกำลังคนไม่สอดคคล้องกัน เช่น บางคนทำงานน้อยไป บางคนทำงานมากไป เป็นต้น นอกเหนือจากเรื่อง workload หรือภาระงานแล้วก็ยังมีประเด็นในเรื่องของคุณภาพงานด้วย งานบางอย่างยากเกินความสามารถของตำแหน่งงาน งานบางอย่างก็ซ้ำซากจำเจจนคนทำงานรู้สึกเบื่อหน่ายกับงานที่ไม่มีความท้าทาย ไม่ว่าจะออกมาในรูปแบบไหน ก็ล้วนแล้วแต่ส่งผลในด้านลบทั้งสิ้น นั่นคือ ผลการปฏิบัติงานที่ได้จะไม่เป็นไปตามเป้าหมาย

7312322-3x2-340x227

ต่อไปนี้เป็นกรณีศึกษาตัวอย่างการวิเคราะห์และออกแบบงานที่ไม่ดี จนส่งผลกระทบกับการทำงานขององค์กร

บริษัทแห่งหนึ่งมีขนาดค่อนข้างใหญ่ จากนโยบายที่มีความต้องการลดต้นทุน และคาดหวังว่าจะประหยัดได้โดยจะให้มีการจัดซื้อที่น้อยลง จึงกำหนดอัตรากำลังคนในแผนกจัดซื้อมีแค่หนึ่งตำแหน่ง ทำหน้าที่พนักงานจัดซื้อและธุรการ ซึ่งต้องมีบทบาทหน้าที่รับผิดชอบทั้งงานวิเคราะห์และวางแผน  พัฒนาความสัมพันธ์ผู้ขายและประเมินผู้ขาย และงานจัดซื้อจัดหาตามความต้องการของผู้ใช้หลายหน่วยงานภายในบริษัท ที่มีทั้งงานประจำและงานโครงการเฉพาะกิจ งานประชุมกับบริษัทในเครือที่อยู่ต่างประเทศ และงานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายแต่ไม่ได้อยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบโดยตรง ฯลฯ ซึ่งดูรวมๆ แล้วจะเป็นงานของระดับ manager และ officer รวมกัน

สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ ปริมาณความต้องการจัดซื้อไม่ได้ลดลงแต่อย่างใด ทำให้พนักงานต้องแบกรับภาระงานที่มากและยากเกินความสามารถด้วยตัวคนเดียว โดยที่ไม่ได้เตรียมความพร้อมสำหรับพัฒนาพนักงานให้ทำงานได้ทุกอย่างที่อยากให้ทำ จึงมีปัญหามากมายเกิดขึ้นในงาน ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ทำให้กลายเป็นตราประทับจนเกิดภาพติดตาในสายตาผู้บังคับบัญชาเวลาประเมินผลงานประจำปี ความกดดันที่สูงและคำตำหนิที่เกิดขึ้นจากผลการปฏิบัติงานที่ตกต่ำทำให้พนักงานสูญเสียขวัญกำลังใจและลาออกไปในที่สุด

หลังจากที่พนักงานลาออกไป วิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้น ก็คือกระจายงานของตำแหน่งนี้ออกไปให้แก่บุคลากรของแผนกต่าง ๆ แบ่งกันไปทำตามดุลพินิจของผู้บริหาร เพราะมองว่าผลงานที่ย่ำแย่นี้อาจจะเกิดจากตัวคนทำงานก็เป็นได้ จึงคิดว่าถ้าเอางานของตำแหน่งนี้ไปให้คนอื่นทำอาจจะทำได้ดีกว่า

ซึ่งถ้ามองในแง่พนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบหมายเอางานไปทำแล้วก็จะรู้สึกว่าไม่เป็นธรรม เพราะเป็นการเพิ่มหน้าที่ความรับผิดชอบที่นอกเหนือจากงานประจำอย่างไม่เต็มใจ อาจจะทำงานที่ถูกยัดเยียดให้นี้แบบขอไปที ทำแค่เพียงให้ผ่าน ๆ จบ ๆ ไปเท่านั้น และงานฝากที่เพิ่มมานี้ ก็จะกระทบกับงานประจำของตัวเองอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผลการปฏิบัติงานของพนักงานในตำแหน่งอื่น ๆ ก็จะเสียหายตามไปด้วย ฉะนั้น วิธีการแก้ไขปัญหาที่ปลายเหตุนี้อาจจะไม่ได้ผล เนื่องจากต้นตอสาเหตุของปัญหายังไม่ถูกแก้ไข

เห็นหรือยังครับว่า การวิเคราะห์งานและออกแบบงานที่ดี เป็นสิ่งสำคัญที่ถูกมองข้าม บางองค์กรไม่รู้ตัวด้วยซ้ำว่ามีปัญหาเชิงโครงสร้างลักษณะนี้อยู่ ก็ได้แต่แก้ไขที่ปลายเหตุกันไป แต่ไม่สามารถแก้ได้จบ เพราะไม่มีใครชี้ประเด็นปัญหานี้ให้แก่ผู้บริหารระดับสูงได้รับทราบ เพราะนึกว่าเป็นปัญหาที่ตัวคน ไม่ใช่ปัญหาที่ระบบ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s